デスクを片付けよう

散らかったデスクは作業効率が落ちます。視界に余計な情報が入ってきて、集中力も低下します。できる人はデスク周りが非常に綺麗です。会社員の時の部長の話ですが、部長は当然忙しく、多くの部下から報告書が上がってきます。また他部署の報告書もどんどん回ってくるわけです。基本的には全ての業務に目を通すわけですから、その数は膨大です。

しかし、机の上にはPC一つとマウスのみ。この人は書類に目を通しているのだろうか。部下に全てを丸投げしているのでは？いろいろな疑問が湧きましたが、仕事は問題なく回っていきますし、部下が過負荷になっている様子もありません。

不思議に思いながら、いろいろな人のデスクを観察してみました。

デスクにありがちなもの

• 自分の趣味のもの
• 家族、友人の写真、思い出の品
• パンフレット、カタログ
• よくわからないファイル
• 扇風機、加湿器、ヒーターなどの家電

実にいろいろなものがデスクに置かれていました。ものが多い原因は自己顕示欲が強いか、片付けられないからだと推測しています。辛辣な意見かもしれませんが、ハッキリ言ってこれらのどれも必要ありません。

仕事を効率的にこなし、成果を上げている人はデスク周りが整っていることが多いのです。同じ時間に仕事を大量にこなせる人はうまく片付けながら、仕事を処理しています。そのため次の仕事を受け入れる準備が整っているのです。

1. デスクが綺麗
2. 仕事を受け入れる準備ができている
3. 大量の業務が降りかかっても、仕分けして優先順位をつける
4. 必要なものが整理されているため、情報をすぐに探すことができる。
5. 早く仕事が終わる
6. 片付ける

のルーティーンが上手く回るのではないでしょうか。そこで社内一綺麗でシンプルなデスクを目指すことにしました。

最大の敵は書類

最も厄介なのは書類です。書類は基本的には仕事をした分だけ溜まっていきます。減ることがないのです。まずはこの書類たちを何とかしなければなりません。手立ては一つ。データ化することです。故にスキャナが必須アイテムとなります。書類は全てデータ化します。データはいくら増えても机の周りに溜まりません。またPDFにしてもそれほど大きな容量にならないので、データを圧迫することもありません。データ化したら即シュレッダーです。若干手間ですが、この積み重ねが最終的に大きなメリットとなります。保存が必須な書類だけ綺麗にファイリングしておけば良いのです。保存が必須な書類はおおよそ会社の持ち物になるため、自分のデスクを圧迫することはないでしょう。スキャナが最良の投資と言っても過言ではないでしょう。

私が愛用しているのはCANONのスキャナです。古いですが、いまだにコンパクトで性能も他の機種に見劣りしないものです。大きいものはスキャンスピードが早いですが、デスクを圧迫する可能性があるので、気をつけましょう。その他はやはり定番の、富士通のscan snapシリーズが良いと思います。

スキャンのコツ

白黒、グレースケール、カラーを使い分ける

データはできるだけ軽くしておくため、特に問題ない場合は白黒でスキャンします。スキャン速度がだいぶ異なるため、頻繁に使い分けます。白黒だと、ハッチングしてある部分が真っ黒に塗りつぶされてしまって、後でなんて書いてあるのかわからないと言った不具合が生じる可能性があります。スキャンしたら、画面で一通り確認しましょう。

データ名にこだわる

私はまず「日付」「データの中身」という順で名前をつけます。

例えば令和1年4月1日の○○部定例会議の議事録であれば

010401○○部定例会議議事録

という名前にします。このように日付を数字にして頭につけておくと簡単に順番に並び替えることができます。人間の記憶にはある程度時間感覚が残っています。引っ張り出したいデータが1、2年前でも時系列になっていれば、おおよそ何月くらいのものだったかが覚えているものです。

フォルダを細部にまで分けて、深いところまでフォルダをいくつも作成する人がいますが、情報量が多い場合はかえって検索しにくくなってしまいます。フォルダ分けは大まかにし、時系列で追った方が素早くデータを見つけることができます。

本や冊子はアプリで撮影

無料のアプリでもカメラで撮影するとPDF化してくれるものがあります。通常のスキャナは1枚の紙状になっていないと取り込めないため、裁断する必要があります。裁断できない場合はカメラで撮影してDropboxなどにどんどん取り込みましょう。

データ化したらシュレッダー

データ化したら本当に重要なもの以外の書類は躊躇なくシュレッダーにかけましょう。整理する当初はかなりの負担があると思いますが、ある程度片付い的たらたら、非常に楽になります。書類が増えたと同時にスキャン→シュレッダーをループすることを心がけるだけで常にスッキリした環境で仕事ができるはずです。

デスクの上はPC、マウス、スキャナだけで十分です。