会議の方法

会議の目的、方法をがわかっていない人が本当に多いと思います。学校で習わないので当然かもしれませんが、上手な方法でやらないと、形式だけになってしまい、我々の時間をどんどん奪っていきます。

目的

まずは「会議の明確な目的があるか」です。定例の会議などはすぐに止めるべきです。必要な時に行えば十分です。

メンバー

意思決定をできる人が必要です。その結果を周知しなければならない人も必要です。その他は不要です。

時間

必要なメンバーが集まることができる時間であることが必要ですが、なるべく早くに開催します。時間帯を自由に選べるのであれば、後ろに予定が詰まっている時間帯を選ぶのが効果的です。会議は延長しやすいものだと心得ておき、時間がない環境を作っておくのがコツです。時間に制限があれば、話が脱線してしまう可能性が低くなります。

方法

まずは結論から

報告であれば結論を、結論が出ていない場合も、会議体の主催者が結論と方向性を用意しておく必要があります。これをやらない人が非常に多いと感じです。これによって時間は大幅に圧縮されます。結論を聞いた会議の参加者はそれぞれ自分の考えで、賛成か反対か、どちらでもないか、すぐに自分の意見を持つことになります。

その後、結論に至った理由や過程を説明していくわけです。

多くの人は普段のテレビや小説、ゲームの基本的な構造のように最終的な結論をクライマックスと捉えて長い説明の最後に持ってくることがクセになっています。これは普通に生活していると染み付いてしまう習慣ですが、ビジネスの場では180度やり方を変えなければなりません。

詳細説明

詳細な部分に関してもコツがあります。会議の進行が下手な人は詳細な説明をしようとする余り、いろんな情報をもれなく丁寧に説明しようとしてしまいます。

必要なのは結論に連動したバックデータだけです。それ以外は手持ちデータとして持っておくだけで構いません。質問された時にすぐに出せるようにしておくとスマートです。これにより最短で結論までの同意を得ることができます。

結論に対して同意が得られない場合

自分が用意した結論に対して意見が食い違い、同意してもらえない場合があります。その場合に焦ることはありません。むしろ自分の判断が誤った方向に行っている可能性があることがわかったわけです。周囲の力を借りてより良い方向に向かうチャンスと捉えるべきです。さてこのあとはすぐに結論が出ればいいですが、そうならないことが多いです。この場合、結論が出ないことが結論と認めるべきです。一流の人はすぐに誰がいつまでに何をするかを書き出し、次回の会議の時間の約束をします。速やかに会議を終了し、次への作戦を考える時間に当てます。あとはこの一連の流れをループするだけです。